Descrizione
Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679. Trattamento dei dati degli amministratori locali legato allo svolgimento del mandato elettorale
La informiamo che il Regolamento UE 2016/679 e il Decreto legislativo 196/2003 hanno ad oggetto la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
Gli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 prevedono che il soggetto i cui dati vengono trattati (Lei, in qualità di interessato) venga debitamente informato sul trattamento medesimo.
Titolare
COMUNE DI SEGONZANO con sede a SEGONZANO (TN) in FRAZIONE SCANCIO N. 64
• e-mail protocollo@comune.segonzano.tn.it
• sito internet www.comune.segonzano.tn.it
• pec segreteria@pec.comune.segonzano.tn.it
Responsabile per la protezione dei dati
Consorzio dei Comuni Trentini, con sede a Trento, in via Torre Verde 23
• e-mail servizioRPD@comunitrentini.it
• sito internet www.comunitrentini.it
Categorie di dati personali trattati
Sono trattati dati personali e/o le seguenti categorie particolari di dati personali: dati identificativi, particolari, giudiziari e finanziari.
I dati personali raccolti (es. anagrafici, curriculum e di contatto, immagini fotografiche, indirizzo IP) saranno trattati esclusivamente per ottemperare ai necessari adempimenti normativi previsti per i membri del Consiglio comunale o per i titolari di cariche amministrative o per esigenze di comunicazione istituzionale inerente all’esercizio dell’attività di mandato, e comunque nei limiti delle finalità del trattamento indicate nella presente informativa
A tal fine, il Titolare potrà venire a conoscenza anche di dati personali relativi a condanne penali o reati (art. 10 del GDPR), in particolare informazioni concernenti i provvedimenti giudiziari, nonché di categorie particolari di dati personali (art. 9 del GDPR), riguardanti in particolare le opinioni politiche.
Fonte dei dati
I dati che la riguardano sono richiesti dall’Ente direttamente a lei o raccolti presso altre Pubbliche Amministrazioni.
Finalità del trattamento
I dati personali sono raccolti e trattati per le seguenti attività:
• gestione contabile, previdenziale, fiscale e assistenziale degli amministratori (es. liquidazione delle indennità o dei gettoni di presenza e gestione previdenziale degli assessori in aspettativa, adempimenti di obblighi fiscali)
• gestione della normativa in materia di amministrazione trasparente e albo informatico;
• gestione anagrafe degli amministratori comunali e albo dei sindaci emeriti
• gestione dell’attività del Consiglio Comunale, della Giunta comunale, di commissioni consiliari permanenti e speciali, conferenza dei capi gruppo, conferenza dei presidenti delle commissioni; gestione status consiglieri e assessori comunali: attività legate alla gestione ed al funzionamento degli organi istituzionali del Comune; esercizio del mandato degli organi rappresentativi, ivi compresa la loro sospensione o il loro scioglimento, nonché l'accertamento delle cause di ineleggibilità, incompatibilità o di decadenza, ovvero di rimozione o sospensione da cariche pubbliche; inserimento in elenchi ad uso degli uffici allo scopo di garantire la reperibilità degli amministratori per attività d’ufficio; gestione polizze assicurative
• gestione delle sedute degli organi di governo
• attività di segreteria del Sindaco e della Giunta comunale: tenuta degli appuntamenti e gestione della corrispondenza; espletamento delle funzioni di indirizzo e di controllo attribuite al Sindaco e alla Giunta comunale nonché attività riconducibili nell'ambito di specifici servizi dell'Amministrazione; cura dell'organizzazione, del protocollo del cerimoniale e delle spese di rappresentanza nelle manifestazioni e a carattere istituzionale.
• gestione dei sistemi di posta elettronica e delle credenziali di accesso per la visualizzazione di atti e documenti informatici
• garantire, nel caso di attivazione del servizio, lo svolgimento delle sedute consiliari mediante strumenti, piattaforme e dispositivi per la videoconferenza e la loro registrazione e diffusione attraverso strumenti telematici di streaming in caso di seduta pubblica;
• gestione ed implementazione sito istituzionale e piattaforme social istituzionali, notiziario comunale.
Inoltre, i dati personali possono essere trattati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati raccolti, garantendo in ogni caso la compatibilità con i fini istituzionali.
Base giuridica del trattamento
Il trattamento è necessario per l'esecuzione del compito connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare a norma dell’art. 6 comma 1 lettere c) ed e) del GDPR e dell’art. 2ter del D.Lgs. 196/2003.
Il trattamento di dati particolari e giudiziari a norma degli artt. 2sexies e 2 octies, comma 5 del D.Lgs. 196/2003 e degli artt. 9 e 10 del GDPR è legittimato dalle specifiche norme di legge:
- art. 58 del D.lgs. 18 agosto 2000, n. 267
- D.Lgs. 31 dicembre 2012, n. 235
- Sezione III elettorato passivo, incandidabilità, ineleggibilità e incompatibilità della L.R. n. 02/2018 e ss. mm. (Codice Enti Locali);
Per quanto alle norme che regolano l’attività amministrativa, si vedano:
- L.R. n. 02/2018 e ss. mm. (Codice Enti Locali);
- D.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 e Legge Regionale T.A.A. 29 ottobre 2014 n. 10, in materia di trasparenza amministrativa;
- D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e ss. mm. - Codice dell’amministrazione digitale;
- LEGGE 7 giugno 2000, n. 150
- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
- Legge 7 agosto 1990 n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.
- Legge provinciale 30 novembre 1992, n. 23, che disciplina i principi per la democratizzazione, la semplificazione e la partecipazione all'azione amministrativa provinciale e degli enti locali e norme in materia di procedimento amministrativo;
- Legge n. 190 del 6 novembre 2012 Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione.
- D.lgs. 18 agosto 2000, n. 267 e s. m., testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali;
- Legge provinciale 16 giugno 2006, n. 3;
- Statuto comunale
- Regolamento interno del consiglio comunale
Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti informatici o manuali e tramite procedure adeguate a garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il trattamento è effettuato, esclusivamente per le finalità sopra indicate, da personale specificamente autorizzato in relazione ai compiti e alle mansioni assegnate e nel rispetto del segreto professionale e del segreto di ufficio.
Abbiamo adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati personali, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati, ma la preghiamo di non dimenticare che è essenziale, per la sicurezza dei suoi dati, che il suo dispositivo sia dotato di strumenti quali antivirus costantemente aggiornati e che il provider, che le fornisce la connessione ad Internet, garantisca la trasmissione sicura dei dati in attraverso firewalls, filtri antispamming e analoghi presi
Periodo di conservazione dei dati
I dati sono conservati per il periodo strettamente necessario all’esecuzione del compito o della funzione di interesse pubblico e comunque a termini di legge.
I dati saranno conservati, con le modalità e nel rispetto delle disposizioni normative in materia, per un tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, al termine del quale potranno essere conservati nel caso di ulteriori obblighi di conservazione previsti da disposizioni di legge o per finalità di archiviazione nel pubblico interesse.
La conservazione dei dati avviene secondo la disciplina dettata dall'art. 44 del Codice dell'Amministrazione digitale (D.lgs. 82/2005), tramite il Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna – ParER, secondo i termini stabiliti per legge
La conservazione delle riprese audio e video delle sedute comunali svolte presso la sede del comune verranno conservate in formato digitale sull’infrastruttura di rete del Comune per tutta la durata del mandato elettorale al termine del quale verranno cancellati trascorsi 12 mesi.
I dati relativi alle sedute video registrate, potranno pubblicate su un canale streaming del Comune, e rese accessibili al cittadino per 12 mesi.
Destinatari
I dati possono essere comunicati a soggetti, pubblici o privati che per legge o regolamento sono tenuti a conoscerli o possono conoscerli. A tali soggetti saranno comunicati solo i dati strettamente necessari per l’espletamento delle relative funzioni (ad esempio, altre Pubbliche Amministrazioni, Autorità ed organi di vigilanza e controllo ed, in generale, soggetti, anche privati, legittimati a richiedere i dati, Pubbliche Autorità che ne facciano espressa richiesta per finalità amministrative o istituzionali, secondo quanto disposto dalla normativa vigente, nonché persone, società, associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza (es. enti locali, enti ministeriali, agenzie fiscali, enti di diritto pubblico, enti previdenziali, uffici giudiziari penali civili e tributari, forze dell'ordine, soggetti privati che svolgono attività di pubblico interesse, Legali incaricati dal Comune ad intervenire in controversie/contenzioni in cui lo stesso è parte)
Responsabili esterni del trattamento, espressamente nominati ex art. 28 Reg. (UE) N. 2016/679 (es. fornitori di servizi cloud o IT, dei software e delle piattaforme, nell’ambito di attività di assistenza, supporto e manutenzione: software Atti amministrativi di Halley, l’Amministratore di sistema, il Consorzio dei Comuni Trentini)
I dati possono essere oggetto di diffusione ai sensi di legge (la pubblicazione su internet equivale alla diffusione); alcuni dati potranno essere contenuti in atti e informazioni pubblicati, in base alla normativa vigente, sul sito web istituzionale, sui social o su altre piattaforme online delle quali l’Ente si è dotato per svolgere le proprie funzioni istituzionali (ad esempio registrazione audio/video o streaming delle sedute degli organi di governo).
Autorizzati
I dati possono essere conosciuti da personale specificamente autorizzato in relazione ai compiti e alle mansioni assegnate.
I dati personali sono raccolti dall’Ufficio Segreteria esclusivamente per lo svolgimento dell'attività di competenza e per lo svolgimento di funzioni istituzionali.
Trasferimento dei dati in paesi extra UE
Non è previsto il trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Qualora i dati dovessero essere oggetto di trasferimento transfrontaliero, il trattamento avverrà nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 e in particolare sulla base delle Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea del livello di protezione dei Dati personali garantito dal Paese terzo fra cui – da ultimo – lo EU-US Data Privacy Framework (art. 45 GDPR). In assenza di una decisione di adeguatezza – o nel caso in cui il soggetto importatore dei dati non aderisca al EU-US Data Privacy Framework – il trasferimento extra UE si fonderà sull’adozione delle garanzie adeguate da parte del Titolare ivi compresa la possibilità per gli interessati di disporre dei diritti azionabili e di mezzi di ricorso effettivi, come previsto dagli artt. 46 e 47 GDPR, ovvero svolgendo il trattamento in conformità alle previsioni di cui all’art. 49 del suddetto Regolamento negli specifici casi ivi indicati
Obbligatorietà del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati ha natura obbligatoria. Non fornire i dati comporta non osservare obblighi di legge e/o impedire che l’Ente possa espletare le proprie funzioni istituzionali e/o erogare il servizio
Diritti
I diritti dell'interessato sono:
- richiedere la conferma dell'esistenza o meno dei dati che lo riguardano;
- ottenere la loro comunicazione in forma intelligibile;
- richiedere di conoscere le finalità e modalità del trattamento;
- ottenere la rettifica, l’eventuale cancellazione, la limitazione o la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
- aggiornare, correggere o integrare i dati che lo riguardano;
- opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati;
- di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524).