Competenze
Il Responsabile si avvale della collaborazione del personale indicato, al quale sono demandate specifiche funzioni dalle norme regolamentari e dai provvedimenti organizzativi interni nonché dal presente atto.
In collaborazione, l’ufficio svolge attività di organizzazione, supporto e coordinamento tra tutti i settori dell’Amministrazione, di assistenza agli organi istituzionale dell’Ente (Consiglio, Sindaco, Giunta) per quanto riguarda l’attività istituzionale: istruttoria delle pratiche da esaminare nelle sedute consiliari e giuntali, convocazione e assistenza alle sedute, completamento e controllo di tutti gli atti adottati, attività di rappresentanza, comunicazione e informazione e quant’altro.
L’Ufficio Segreteria si occupa, inoltre, in via generale della razionalizzazione delle informazioni e dei dati nonché della pubblicazione degli stessi nell'albo della Trasparenza per tutti i settori, previa comunicazione dei Responsabili, nonché delle comunicazioni fra gli uffici, per conseguire snellezza e omogeneità di interventi/azioni e garantire il coordinamento e la comunicazione tra i diversi settori operativi dell’ente.
L’Ufficio Segreteria adempie ai seguenti compiti:
- protocolla tutta la corrispondenza in arrivo e quella relativa all’area in partenza mediante P. I.Tre. / posta certificata/ posta consegnata manualmente e attività di notificazione;
- gestisce e coordina i flussi documentali all’interno della struttura;
- esegue la trasmissione della corrispondenza a:
a) Sindaco,
b) Assessori,
c) Consiglieri individuati espressamente dal Sindaco per svolgere determinate attività di loro competenza,
d) Segretario Comunale,
e) Responsabili dei servizi e degli uffici in relazione alle competenze, compiti e attività svolte.
- raccoglie, gestisce e pubblica sull’albo informatico tutti provvedimenti, atti e documentazione amministrativa richiesti dalle norme in materia di trasparenza con la partecipazione obbligatoria dei responsabili di ogni settore per la comunicazione/trasmissione dei dati;
- tiene ed aggiorna costantemente il sito web del Comune;
- fornisce supporto al Segretario Comunale e istruisce i procedimenti in materia di trasparenza, anticorruzione, privacy e acceso agli atti con la collaborazione dei Responsabili dei Servizi in relazione alle materie di competenza e alle funzioni dagli stessi svolte;
- cura e istruisce i provvedimenti degli organi e le determinazioni del responsabile relativi alle materie e funzioni di competenza
- cura gli archivi di deposito e relativi adempimenti;
- fornisce supporto ai servizi in materia ICT;
- cura l'implementazione e l’informatizzazione dei processi dell’attività amministrativa sulla base delle disposizioni stabilite dal Codice delle Amministrazioni Digitale;
- è incaricato della sicurezza e del trattamento dei dati personali relativi alle materie dei settori di competenza;
- fornisce supporto e assistenza tecnica operativa agli amministratori;
- cura la raccolta e la redazione degli Ordini del giorno per gli organi comunali e raccoglie/ archivia e custodisce gli atti/provvedimenti/determinazioni/decreti ecc. e dei relativi verbali;
- cura le statistiche di settore;
- cura i provvedimenti relativi alla adesione del comune ai servizi erogati dal Consorzio comuni Trentini
- cura la tenuta e l’aggiornamento del Notiziario Comunale (rapporti con la ditta che si occupa della stampa, raccolta articoli, trasmissione dati all’assistente informatico per la pubblicazione sul sito internet, etc.);
- esegue le notifiche.
